2006.11.17

第12回 決算資料作成の効率化

公認会計士 斎藤 和宣

前回は、11月1日に公表された「四半期財務諸表に関する会計基準(案)」等について触れましたが、四半期決算・財務報告が本格化してくると現状からさらに効率的な業務が求められるようになると考えられますので今回は効率化について考察したいと思います。ここでいう業務とは連結財務諸表を作成するまでの手続きだけでなく開示資料を作成するまでのトータルで考える必要があります。

これまで早期化・効率化といった場合には一般的には関係会社からのデータ収集から決算確定までを対象として対応していることが多く、実は多くの時間を費やしている資料作成の本格的な効率化に取り組めていなかったのではないかと感じております。決算資料と一口で言っても、決算確定作業中の分析資料のほか、社内での決算報告資料、決算短信、計算書類(株主総会召集通)、決算説明会資料、あるいは有価証券報告書などと多岐にわたり、様々な担当者が同時並行的に作成作業を進めているのが現状と思います。そうした場合、いかに効率よく、誤りも減らし、さらに各資料間での整合性を確保しながら資料作成作業をするのかが非常に重要になってきます。

こうした効率化を実現するためには、以下の3つのポイントがあると考えています。

1)基礎となるデータを散在させず集約する
2)資料作成にあたっては転記作業を行わず、基礎データが自動貼付(読込)されるような仕組みとする
3)各種資料の作成にあたっては必ず「1)」の基礎データを使用して作成する
そうすることにより、転記ミスによる誤りやチェック作業を減らすことができ、各資料間の整合性も確保することが可能となります。

ディーバ社からは上記視点での第一歩として文書連携機能を提供開始しており、当機能はDivaSystem内にあるデータやあるいはその他データを社内報告資料などのWordに連携する機能となっております。また各種Word資料もこの枠組みの中で作成、管理すれば各資料間での整合性を確保することができるようになります。ただし、当然ながら事前に基礎データとWord資料との間でのヒモ付けを正しく設定しておくことが大切な手続きとなってきます。

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