2010.02.24

第93回 (A) DivaSystemにPDFや画像ファイルを保存せよ!【ケーススタディー】

ビジネスソリューションユニット 第3グループ長 尾上 徹

■環境変化による定型化できない情報収集業務の増大

連結決算のみならずグループ経営管理を行っていると、グループ会社から会計情報だけでなく多種多様な情報を集めることが多いと思います。

特に経営環境の変化を受け、会計情報だけではなく、環境情報など収集情報の種類が多くなったり、ファイルの種類もExcelやPDFだけでなく税務申告書等のスキャンした画像データというように収集するファイル形式の種類も多くなってきています。

そして、グループ会社から集める情報は、毎期フォームが決まっている定型情報だけでなくフォームを定型化できない非定型的な情報もあり、なおかつ急に必要になるケースも多いことから、この非定型情報の収集に頭を悩ましている方も多いと思われます。

DivaSystemのIGA/EIGSといったオンライン収集システムをご利用されているお客様でも、非定型情報に関してはメールにファイルを添付してやり取りするといったケースが多いのではないでしょうか?

■メール添付による情報収集の課題

ファイル添付によるメールのやり取りで情報を収集している場合では、情報の種類によって親会社の管理担当者が分かれている場合も多く、以下のような課題があるようです。

【グループ会社側】
•情報の種類により親会社への報告手段や送り先が異なることによる混乱
【親会社側】
•多くの添付ファイルの保存・進捗管理による担当者管理コストの増大
•繁忙期に頻繁にやり取りすることによるオペミスによるリスクの増大
•親会社管理担当者変更によるメール紛失、保存場所が不明になるといった情報喪失リスクの増大
■データベースに添付ファイルを保存するという選択

筆者のチームではこのような課題をもつお客様のご要望に応え、IGA/EIGSといったオンライン収集システムを利用し、ExcelやPDF等の様々なファイルをそのままのファイル形式で収集しDivaSystemのデータベースに格納する機能、及び進捗管理レポートを備えたシステム『FileExchangeManager』を開発しました。

『FileExchangeManager』の具体的運用手順は、
(1)親会社側で、IGA/EIGSメニューから目的別収集フォルダ(「SOX重要拠点会社へのアンケート」など)を設定しておく
(2)グループ会社ではIGA/EIGSメニューの該当フォルダから収集用画面を立ち上げ、ファイルをドラッグ&ドロップでアップロードする
(3)親会社では進捗管理レポートにより進捗状況を管理しながら、グループ会社が保存したファイルを手元に一括ダウンロードして作業を行う
という直観的で簡単な作業の流れとなります。

これにより以下のような効果が期待できます。

【グループ会社側】
•定型・非定型問わず、IGA/EIGS経由でDivaSystemに保存すればよく報告手段が統一化され混乱がなくなる
【親会社側】
グループ会社が保存したファイルがDivaSystemのデータベースに直接格納されるため、
•ファイル保存作業が不要
•進捗管理のためのレポートが自動作成される
•人による作業がないためオペミスの可能性がない
•担当者が変更しても保存先の引き継ぎが不要
まさに前述の「■メール添付による情報収集の課題」を解決できるようになるわけです。

■低コストというメリットも発揮

実は、「複数の担当者からファイルそのものを集めてデータベースに保存する」といったコンセプトの製品は他にもあるのですが、別の新規サーバーが必要だったり、インターネット経由でのファイル保存ができないといったものが多いようです。

この点で、『FileExchangeManager』ではDivaSystemのデータ収集・保存のインフラ(IGA/EIGS)を利用しますので、追加の設備投資は不要というコストメリットがあります。
また、DivaSystemをご利用されているお客様であれば直観的で簡単な設定や操作ですので、いわゆる導入時のトレーニングは不要となり教育コスト低減というコストメリットもあります。
以上のように、DivaSystemを利用されているお客様にとって非常にROIの高いシステムとなっています。

■最後に

前回私が書いたメルマガでDivaSystemを様々な用途に利用するケースをご紹介しましたが、今回ご紹介した『FileExchangeManager』をヒントに、DivaSystemを更に有効活用しグループ経営管理の更なる効率化につなげていただければ幸いです。

•文中でご紹介した『FileExchangeManager』に関する詳細はこちらよりお問い合わせください。

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