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2017年07月05日

株式会社ディーバ

第281回 (A) 決算担当者の突然の異動・退職にどう備えるべき?

マネジメントコンサルティング事業部 マネージャー 三吉 重隆

決算業務の安定化のためにアウトソーシングを選択肢に入れて検討されるお客様は多く、また実際にアウトソーシングは有効な解決策と考えています。ただし今回は、本日からでも取り掛かれる対応策について記載します。これらの内容について、既に実施されているお客様も多いかもしれませんが、仮に実施されていない場合は有効な手段だと考えているため、是非、試していただければと思います。

単純なことですが、担当者の異動、退職に備えるためには、連結決算業務の作業及びナレッジを見える化し、引き継げる状態にすることが重要だと考えています。ここでいう見える化とは大きく下記2点についてです。

  • 決算作業のスケジュール化
  • 決算業務の内容及びナレッジの明文化

 

  • 決算作業のスケジュール化
    決算作業のスケジュール化は全ての会社様で実施されていると思いますが、スケジュールのタスクを30個程度にしか分けていないケースもあるようです。担当者が固定化されている状況では問題ないかと思いますが、引継ぐ担当者からは次に何をすればよいか、手順として漏れがないかの判断ができなくなります。会社にもよりますが、一回の連結決算で150程度のタスクには細分化できると思われます。
    タスクの細分化を検討する際は、下記について気を付けたほうが良いと考えています。

    • タスクは体言止めにする(『何をする』を明確化する)
    • 必ずしも同一担当者で実施する必要が無いタスクは分割する
    • 前後関係が異なるタスクは分割する
    • 期間の長いタスクは、作業として細分化できるかを再検討する
    • レビューのタスクについても明確化する

これらのスケジュール化は、決算安定化の他に、連結決算早期化の阻害要因を発見する、デイリーでの進捗確認、連結決算の振り返りにも有効です。

 

  • 決算業務の手順及びナレッジの明文化
    スケジュールの各項目について作業手順を明文化しておくことも重要となります。全ての項目について対応する必要はないと思いますが、手順が複雑化している処理については明文化することが望ましいです。
    そして手順の明文化とともに重要なのが業務から蓄積されるナレッジの明文化です。資本連結の経緯、子会社とのコミュニケーション履歴など業務を通じてしか蓄積されない知識に関しては、担当者の異動、退職に伴い組織からノウハウが消えるリスクが存在します。
    これらナレッジは一元管理し、ここを見れば過去の経緯がわかるという状態が望ましいです。これら一元管理では、DivaSystemを情報インフラとして活用することも可能です。DivaSystemでは、Excelインターフェイスのツールを用意しており、担当者の使いやすいレイアウトでナレッジをデータベース化が可能です。

 

上記の2つを見える化した後は、ジョブローテーションを実施し、決算業務の安定化に向けた見える化の整備状況を担当者間で確認することも重要だと考えています。

繰り返しですが、これらの対応策を既に実施されているお客様は多いと思いますが、仮にまだ着手できていない場合は、試していただく価値はあると考えています。

ここまで着手したがより改善を図りたい!もしくは自社では解決できない!といったことがございましたら、もちろん弊社宛にご相談いただくことも可能です。その際は、皆様の状況に合わせた最適なご提案をさせていただきます。